COVID-19 ya ha influido en los procesos de trabajo de las empresas de todo el mundo. Muchos tuvieron que cambiar al trabajo remoto. Con un fuerte cambio de formato, debe aprender de sus propios errores. Los desarrolladores de software llevan mucho tiempo trabajando de forma remota. Es posible que no se vean por muchos meses, y esto no les impide crear un producto de software. Esto es lo que aprendieron y asesoran al resto de los miembros del equipo de gestión de la empresa de TI Intetics .
Tener en cuenta las diferencias culturales de los empleados.
Los equipos internos y distribuidos generalmente siguen reglas similares. Pero si hay personas de diferentes culturas en un equipo distribuido, debe pensar de antemano cómo resolver posibles conflictos. Desarrolle un código de práctica para la cultura del equipo y cree relaciones de confianza entre los miembros del equipo y su líder. Con el enfoque correcto, la diversidad cultural solo fortalecerá al equipo.
Las reuniones uno a uno son tan importantes como las reuniones de equipo. En condiciones de aislamiento social y pánico, es importante mantener la comunicación humana y una atmósfera amigable en general en el equipo. Planifique descansos virtuales para discutir temas que no funcionan y compartir un estado de ánimo positivo.
Establezca objetivos de equipo y siga su progreso.
Cada miembro del equipo debe comprender cómo trabaja, qué valores sigue y dónde quiere estar. Esto ayudará al objetivo común, visible para cada miembro del equipo, y una barra de herramientas cuidadosamente diseñada que permitirá a todos seguir el progreso. Recuerde discutirlo regularmente.
Convierta la diferencia horaria en un favor
La diferencia horaria puede ser bastante conveniente para el proyecto. Por ejemplo, un equipo en Australia completa sus tareas y se va a casa, para esta hora en Ucrania ya es de mañana, y puede continuar trabajando donde el equipo australiano lo terminó. Cuando es hora de que los ucranianos se vayan a casa, la mañana ya está en California. Esto es conveniente si necesita proporcionar soporte 24/7. Cree un horario de trabajo para que todos se crucen durante 1-2 horas. Al mismo tiempo, trate de no reunir la jornada laboral del empleado.
Establecer reglas para la comunicación entre empleados remotos.
Por ejemplo, si alguien deja su lugar de trabajo para almorzar, acepte cambiar el estado en línea a “no disponible”. Mejor aún, preguntaría cuándo volverá. Esto ayudará a los miembros del equipo a planificar su carga de trabajo y el tiempo estimado de retroalimentación. Chatea con el video. Los signos no verbales lo ayudarán a comprenderse mejor y a estar de acuerdo.
Crea una lista de equipo
Indique en él información sobre todos sus miembros, su ubicación y datos de contacto. Una descripción clara de las responsabilidades de cada empleado, una lista de habilidades y conocimientos también es útil. Desarrolle un plan de comunicación que enumere todas las herramientas y un cronograma para reuniones regulares. Y, por supuesto, atenerse a ello. Coloque todos estos documentos en un lugar conocido y accesible para cada miembro del equipo.
Da las gracias tan a menudo como puedas
Celebre el trabajo bien hecho, la iniciativa y todo lo que fomenta cuando trabaja en la oficina. Esto motiva a los empleados a trabajar más duro.
La aplicación de estos consejos ayudará no solo a continuar efectivamente el trabajo durante la cuarentena, sino también a hacer que la empresa sea flexible. El equipo podrá distribuir independientemente las responsabilidades y administrarlas. Con el tiempo, esto ayudará a aumentar el equipo, concentrarse en el producto, invertir en tiempo y talentos, y no en paredes y sillas.
¿Qué son las TIC?
Las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) son un conjunto de herramientas tecnológicas que permiten el acceso, almacenamiento, transmisión y procesamiento de la información de manera eficiente. Incluyen dispositivos y aplicaciones como computadoras, software, redes de comunicación, internet, videoconferencias, plataformas de gestión y muchas otras herramientas que facilitan la comunicación y el trabajo colaborativo.
Importancia de las TIC en el Teletrabajo
El teletrabajo no sería posible sin las TIC, ya que estas son la infraestructura que permite el funcionamiento remoto de las empresas. A continuación, se destacan algunos de los principales beneficios que las TIC aportan al teletrabajo:
- Acceso a la Información en Tiempo Real: Las plataformas de almacenamiento en la nube, como Google Drive o Microsoft OneDrive, permiten a los empleados acceder a documentos y archivos desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto facilita la continuidad del trabajo y la colaboración en tiempo real.
- Comunicación Eficaz: Herramientas como Zoom, Microsoft Teams o Slack proporcionan canales de comunicación que permiten videollamadas, mensajería instantánea y reuniones virtuales. Estas herramientas eliminan las barreras geográficas, haciendo posible la interacción constante y efectiva entre los miembros de un equipo.
- Colaboración en Línea: Las TIC también permiten la co-creación y edición simultánea de documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Esto fomenta la colaboración sincrónica y asincrónica entre los empleados, independientemente de su ubicación.
- Automatización de Procesos: El uso de software de gestión de proyectos, como Trello o Asana, permite la automatización de tareas y el seguimiento del progreso de los equipos, facilitando la organización y asignación de responsabilidades.
Mejores Prácticas para el Uso de TIC en el Teletrabajo
Para aprovechar al máximo las TIC en el teletrabajo, es importante seguir ciertas buenas prácticas que optimicen la productividad y minimicen los problemas técnicos.
- Mantener una Conexión a Internet Estable: Una conexión a internet rápida y confiable es fundamental para realizar videoconferencias sin interrupciones y acceder a plataformas en la nube. Es recomendable tener un plan de respaldo en caso de fallos de conexión, como datos móviles o una segunda red.
- Utilizar Herramientas Adecuadas para Cada Necesidad: El uso de herramientas especializadas facilita la gestión de diferentes aspectos del trabajo. Por ejemplo, herramientas como Google Docs son excelentes para la co-edición de documentos, mientras que Slack es más adecuado para la comunicación instantánea.
- Seguridad de la Información: Dado que el teletrabajo implica el acceso remoto a datos sensibles de la empresa, es esencial implementar medidas de seguridad como el uso de redes privadas virtuales (VPN), contraseñas seguras y autenticación de dos factores para proteger la información.
- Gestión del Tiempo y Productividad: Para evitar la fatiga digital y garantizar un buen rendimiento, es útil emplear aplicaciones de gestión del tiempo como Toggl o RescueTime, que ayudan a los empleados a organizar su jornada laboral y priorizar tareas.
Desafíos del Uso de TIC en el Teletrabajo
A pesar de los muchos beneficios, el uso de TIC en el teletrabajo presenta ciertos desafíos:
- Sobrecarga de Información: La constante conectividad y el uso de múltiples herramientas de comunicación pueden provocar una sobrecarga de información, que afecte la productividad y el bienestar de los empleados.
- Falta de Habilidades Técnicas: No todos los empleados están igualmente capacitados para utilizar de manera efectiva las TIC. Esto puede generar problemas de rendimiento y frustración si no se brinda el apoyo y la formación adecuados.
- Problemas de Seguridad: El acceso remoto a la información empresarial a través de dispositivos personales o redes inseguras puede aumentar el riesgo de ciberataques, lo que requiere un enfoque proactivo en ciberseguridad.
- Aislamiento Social: Aunque las TIC permiten la comunicación a distancia, no siempre reemplazan la interacción humana cara a cara, lo que puede generar sentimientos de aislamiento entre los empleados.
Conclusión
El teletrabajo ha venido para quedarse, y las TIC juegan un papel crucial en su éxito. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus beneficios, es fundamental implementar las mejores prácticas y estar atentos a los desafíos que puedan surgir. Con un enfoque adecuado, las TIC no solo mejoran la productividad y la flexibilidad laboral, sino que también pueden transformar positivamente la forma en que trabajamos en un entorno cada vez más digital y conectado.